Transparenz- und Informationspflichten für Bewerber/-innen der Bechtle Stiftung gGmbH
nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(EU-DS-GVO)
Mithilfe dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Bechtle Stiftung gGmbH und die Ihnen zustehenden Rechte im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Wir sind uns der Bedeutung Ihrer Daten bewusst und verarbeiten die von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses angegebenen personenbezogenen Daten nur zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und für die notwendigen Kontaktaufnahmen im Rahmen des Bewerbungsprozesses.
Verantwortliche Stelle/Kontakt Datenschutz
Bechtle Stiftung gGmbH
Bechtle Platz 1, DE-74172 Neckarsulm
Tel.: +49 7132 981 4619
E-Mail: info@bechtle-stiftung.com
Kontakt Datenschutz: privacy@bechtle.com
Rechte der betroffenen Personen
Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:
- Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO)
- Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO)
- Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO)
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO)
- Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO)
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DS-GVO)
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an privacy@bechtle.com. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben oder eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten. Zudem können Sie Beschwerde gegen die Datenverarbeitung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen.
Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern
In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Abteilungen und Personen Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten erhalten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. Erfüllung der gesetzlichen Pflichten benötigen.
Wir werden Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben (z.B. an andere verbundene Unternehmenseinheiten). Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichtsbehörden, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).
In manchen Fällen unterstützen Dienstleister unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. So werden wir in etwa bei der Bereitstellung des Online-Bewerbungsportals von dem Dienstleister softgarden e-Recruiting GmbH (Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin) und bei der Durchführung eignungsdiagnostischer Tests von unserem Dienstleister Aivy GmbH (Fasanenstr. 85, 10623 Berlin) unterstützt. Mit allen eingesetzten Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.
Bitte beachten Sie, dass auch in den persönlichen Bewerbungsgesprächen mit Ihnen externe Berater teilnehmen werden, die uns mit Ihrer fachlichen Expertise bei der Begründung unserer Auswahlentscheidung für die Vergabe des Stipendiums unterstützen werden. Es handelt sich hierbei insbesondere um Professoren von verschiedenen Universitäten und Personen aus Wirtschaft des IT-Umfelds.
Mit allen eingesetzten Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.
Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten derzeit an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Kategorien/Herkunft der Daten
- Besuch der Webseite
Neben der Datenerfassung im Rahmen des Bewerbungsformulars, werden personenbezogene Daten bei der Nutzung des Karriereportals unseres Dienstleisters softgarden e-Recruiting GmbH erhoben und verarbeitet. Über diese Umstände möchten wir in diesem Abschnitt entsprechend informieren.
aa) Server-Logfiles
Bei Ihrem Besuch auf Karriereportal werden Server-Logfiles verarbeitet. Konkret handelt es sich dabei um die folgenden Datenkategorien:
· Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
· Browsertyp und -version,
· verwendetes Betriebssystem,
· Menge der gesendeten Daten,
· IP Adresse des Zugriffs
Die personenbezogenen Daten in Logfiles werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DS-GVO verarbeitet. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der leichteren Administration und der Möglichkeit, Hacking zu erkennen und zu verfolgen.
Zusätzlich werden technische Fehlercodes sowie Datum und Uhrzeit der Einwahl sowie Zeitzone verarbeitet. Dies dient der Identifizierung und der Verhinderung von Missbrauchsfällen (z.B. in dem Fall, dass ein Dritter Ihre Daten missbraucht und sich mit diesen Daten ohne Ihr Wissen auf unserer Seite registriert).
bb) Session Cookies
Wir speichern so genannte „Cookies“, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Rechner durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.
Wir setzen auf der Karriereseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
- Registrierung
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie sich einen Account im Karriereportal unseres Dienstleisters softgarden e-Recruiting GmbH einrichten und diesen selbst verwalten. Bei diesem Vorgang erheben und verarbeiten wir folgende Daten:
- E-Mail-Adresse inklusive Kennwort
- Anrede
- Vor- und Nachname
Mit einer Registrierung im Karriereportal erhalten Sie Zugriff auf den Status bereits eingereichter Bewerbungen.
Rechtsgrundlage für die Erstellung Ihres Benutzerkontos ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
Mit Abschluss des Registrierungsvorgangs sind Ihre Daten bei uns zur Verwendung des geschützten Bewerbungsbereichs hinterlegt. Sobald Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden, können diese Informationen für die Bewerbung auf ausgeschriebene Stellen verwendet werden.
Registrierten Personen steht die Möglichkeit frei, Änderungen oder Berichtigungen der hinterlegten Informationen selbständig durchzuführen. Selbstverständlich können Sie die Registrierung bzw. Ihr Kundenkonto auch wieder auflösen bzw. löschen. Durch die Löschung Ihrer Daten werden ggf. laufende Bewerbungen beendet.
- Bewerbungsformular
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- Ihre Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze wie Anrede und Akademischer Titel)
- Kontaktdaten (Adresse,Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Qualifikationsdaten (Lebenslauf, Anschreiben, Abschlüsse, Zeugnisse, Zertifikate)
- Persönliche Fragen zu Motivation, Fähigkeiten, Stärken, Zukunftspläne
- Gegebenenfalls Foto
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben.
- Durchführung eines eignungsdiagnostischen Tests
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bitten wir Sie darüber hinaus freiwillig an einem eignungsdiagnostischen Test teilzunehmen.
Wir werden Sie hierzu nach Absendung des Bewerbungsformulars per E-Mail kontaktieren und Ihnen einen Link zukommen lassen, über den Sie den Test durchführen können. Unterstützt werden wir dabei von unserem Dienstleister Aivy GmbH (Fasanenstr. 85, 10623 Berlin), mit dem das datenschutzrechtlich notwendige Vertragswerk abgeschlossen wurde.
Das Assessment dient neben Ihren Angaben im Bewerbungsformular selbst der Begründung unserer Auswahlentscheidung für die Vergabe des Stipendiums.
Im Rahmen des eignungsdiagnostischen Tests verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- IP-Adresse,
- zufällige Kennung (interne Bewerber-ID),
- Ergebnisse der Eignungsdiagnostik,
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
Es handelt sich bei dem Link, den wir Ihnen zukommen lassen, um einen pseudonymisierten Link, so dass die Ergebnisse des Tests von unserem Dienstleister selbst zunächst pseudonymisiert erhoben werden und dann anhand einer internen Bewerber-ID an uns zurückgemeldet werden. Eine Zuordnung kann mit Hilfe der Bewerberinformationen und des Pseudonyms dann nur von uns vorgenommen werden.
Sie haben die Möglichkeit sich nach der Teilnahme an dem Test freiwillig ein eigenes Nutzerkonto bei unserem Dienstleister Aivy GmbH zu erstellen, um ihre Ergebnisse langfristig dort einsehen zu können. Hierbei werden von Aivy Ihre Registrierungsdaten (E-Mail-Adresse), das Pseudonym und Ihre IP-Adresse verarbeitet.
In einem solchen Fall fungiert die Aivy GmbH jedoch als eigenständig Verantwortlicher für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, so dass wir diesbezüglich auf die Datenschutzhinweise von Aivy verweisen möchten: https://www.aivy.app/datenschutz.
Durchführung der persönlichen Bewerbungsgespräche
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bitten wir Sie zudem freiwillig an einem persönlichen Bewerbungsgespräch mit uns teilzunehmen.
Unterstützt werden wir dabei von externen Beratern, die an den Bewerbungsgesprächen mitteilnehmen werden und uns mit Ihrer fachlichen Expertise bei der Begründung unserer Auswahlentscheidung für die Vergabe des Stipendiums unterstützen werden. Es handelt sich hierbei insbesondere um Professoren von verschiedenen Universitäten und Personen aus Wirtschaft des IT-Umfelds.
Mit den Beratern wurde das datenschutzrechtlich notwendige Vertragswerk abgeschlossen.
Den externen Beratern werden dabei im Vorfeld nicht Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen zu Verfügung gestellt. Diesen werden neben Ihrem Namen (Vorname, Nachname) lediglich diejenigen Informationen und Daten zur Verfügung gestellt, die im persönlichen Gespräch mit Ihnen selbst verarbeitet bzw. offengelegt werden.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der EU‑DS-GVO, des BDSG und aller weiterer rechtlicher Bestimmungen stets eingehalten.
Wir sind uns der Bedeutung Ihrer Daten bewusst. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der effektiven und korrekten Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und für die Kontaktaufnahme im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeitet (Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG).
Zudem verarbeiten wir Ihre Daten, wenn wir hierzu eine rechtliche Verpflichtung haben. Bei besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten gem. Art. 9 Abs. 1 EU-DS-GVO findet zudem eine Interessenabwägung statt, das heißt eine Datenverarbeitung erfolgt nur dann, wenn Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen (Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1, 3 BDSG).
Ihre Einwilligung stellt ebenfalls eine Erlaubnis für die Datenverarbeitung dar. Sofern Sie uns daher Ihre Einwilligung erteilt haben (z. B. zur längeren Speicherung der Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerberpool oder zur Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an andere Unternehmenseinheiten), verarbeiten wir Ihre Daten auch für diesen Zweck (Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG). Wenn wir eine Einwilligung von Ihnen einholen, klären wir Sie selbstverständlich über den konkreten Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gem. Art. 9 EU-DS-GVO beziehen, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.
Speicherdauer der Daten
Wir speichern Ihre Bewerberdaten, bis das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist bzw. wir Ihre Daten für oben genannte Zwecke nicht mehr benötigen oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Sollten wir uns dazu entscheiden Sie im Rahmen eines Stipendiums zu unterstützen, werden die hierfür relevanten Bewerberdaten bei uns weiter gespeichert, sofern diese für die Bereitstellung des Stipendiums weiter relevant sind.
Sofern wir Ihre Bewerbung leider ablehnen müssen, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate danach löschen, außer Sie haben uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme in unser Bewerberpool und die damit verbundene längere Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen gegeben. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten nach maximal 12 Monaten bzw. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen sollten.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Die Entscheidung, ob wir Sie im Rahmen eines Stipendiums unterstützen können oder nicht kann nur erfolgen, wenn Sie uns bestimmte personenbezogene Daten wie z. B. Ihren Lebenslauf bereitstellen. Hierbei beachten wir selbstverständlich den Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung, indem Sie uns nur die Daten angeben müssen, die wir zur vollständigen Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Ohne diese Daten können wir leider keine Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen vornehmen.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, uns freiwillig weitere Angaben in Ihren Bewerbungsunterlagen zur Verfügung zu stellen.
Automatisierte Einzelfallentscheidungen
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.
Ergänzender Hinweis
Bitte beachten Sie zusätzlich die umfassenden Datenschutzhinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch die Bechtle Stiftung gGmbH unter https://www.bechtle-stiftung.com/privacy-policy.